D'après le site gouvernemental (http://www.teletravailler.fr/), le pourcentage de télétravailleurs en France varie entre 8 % et 17,7%. Mais les chiffres augmentent d'années en années. Cela provoque un essor massif de l’usage des outils pour communiquer en télétravail.
Le nombre d’outils disponibles est conséquent. Comment trouver ceux dont vous avez vraiment besoin ?
Pour vous aider, CELLY CLIC vous présente ses 5 solutions gratuites préférées.
1 - Organisez vos journées
Pour organiser au mieux vos journées, les deux outils suivants vont vous être utiles :
Google Tasks de Google
Pour commencer, remplissez l’ensemble des tâches que vous avez à réaliser et auxquelles vous pensez.
L’outil permet de les prioriser, de mettre des dates de rappel et de lier des tâches à votre messagerie Outlook pour Microsoft et Gmail pour Google. Vous pouvez également partager des tâches avec votre équipe et créer un groupe pour chaque client par exemple.
Tenez votre liste à jour en la complétant au fur et à mesure de vos journées.
Ainsi, vous pourrez démarrer chaque journée avec une vision d’ensemble de vos priorités. Même s’il faudra sûrement faire face à quelques imprévus !
2 - Formez-vous et organisez vos réunions
En 2020, nous vivons une longue période de confinement en attendant que le virus Covid-19 (coronavirus) ne disparaisse. Cette période est l’occasion de vous former en profitant de nombreux webinars accessibles gratuitement. C’est également important de garder le contact avec vos clients, vos collègues ou partenaires.
L’utilisation d’un outil de visioconférence est donc très utile. Et il y en a un qui est particulièrement plébiscité en ce moment : Zoom.
Grâce à cet outil, vous pourrez bien sûr voir et entendre vos interlocuteurs mais également partager des documents et votre écran. Vous pouvez même enregistrer une procédure vidéo.
Pratique et efficace pour garder du lien !
Si vous avez un pack Microsoft office pour entreprise, vous pouvez utiliser Google Teams pour transférer vos documents, faire des partages d'écran et appeler en visio-conférence.
3 - Communiquez efficacement
L’application Whatsapp Business est très pratique pour garder le contact et prendre rapidement des nouvelles.
Pour donner une image professionnelle, vous pouvez créer une fiche personnalisée pour votre entreprise. Pour ce faire, remplissez vos coordonnées, votre logo, une photo de qualité ainsi que vos horaires d’ouverture.
Vous êtes maintenant prêt à partager des messages, des actualités.
Vous pouvez même créer des groupes d’échange avec chacun de vos clients.
4 - Partagez vos documents de travail
Pour collaborer à distance sur des documents de travail, le recours à un service de stockage et de partage de fichiers apparaît indispensable.
Google Drive permet de créer, partager et modifier :
- des documents (google Docs)
- des feuilles de calculs (google Sheets)
- des présentations (google Slides)
- des formulaires en ligne (google Forms)
- des tableaux blancs brainstorming - recherche d'idées dans une réunion (google Jameboard)
- ...
Les personnes habilitées peuvent modifier un document avec un simple lien par mail. Très pratique !
Il suffit d’avoir un compte Google pour avoir accès à ces fonctionnalités.
Pour les personnes qui ont un pack Microsoft Office, One Drive propose les mêmes fonctionnalités.
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Power Point
- Microsoft Teams (pour les entreprises)
- Microsoft Sharepoint (pour les entreprises)
- ...
Possibilité de partager un document en accordant l'accès en quelques clics à votre interlocuteur.
Pour ceux qui sont intéressés par l'ouverture d'un compte, voici le pack famille ou entreprise :
https://products.office.com/fr-fr/compare-all-microsoft-office-products?activetab=tab:primaryr2
Si vous ne souhaitez pas créer mais simplement mettre à disposition des documents pour votre interlocuteur. Je vous conseille de télécharger DROPBOX et partager votre dossier avec le destinataire. https://www.dropbox.com/fr/basic
5 - Signez vos documents
Vous recevez de nombreux documents et à remplir et à signer ?
Vous avez peut-être l’habitude d’imprimer les documents, de les remplir manuellement au stylo, puis de les scanner pour les renvoyer.
Mais il existe une autre solution : créer une signature manuscrite avec Adobe Acrobat Reader.
L’outil vous permet en effet de tracer votre signature et de l’enregistrer en modèle. Vous pourrez ensuite intégrer cette signature à tous vos documents PDF.
Un simple téléchargement suffit si vous n'avez pas Adobe sur votre support.
Du temps de gagner et du papier en moins !
A vous de voir quels outils sont les plus adaptés à votre besoin !
Besoin de conseils ? Appeler CELLY CLIC.
En espérant que cet article vous a été utile. Si vous avez d’autres idées ou mettez en place d’autres actions, n’hésitez pas à le partager dans un commentaire.
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